ما هي خطوات التخطيط

ما هي خطوات التخطيط

من أجل أن يتم استمرار معظم المنظمات أو المؤسسات فإن تجديد الأهداف يصبح شغلها الشاغل، حيث تسعى إلى تغيير الأهداف الخاصة بها بشكل مستمر إلى أهداف أخرى هدفها تطوير المنظمة أو المؤسسة.
لهذا يعتبر التخطيط أحد العناصر المتجددة ولا ينتهي أبداً حتى يتم ضمان حدوث هذا التغيير، ومن الضروري الالتزام من قبل هذه المؤسسات أو المنظمات حتى يتم تنفيذ خطوات التخطيط بصورة دقيقة من أجل الوصول للهدف.
لهذا سوف نعرض عليكم من خلال السطور التالية كل خطوة بمفردها ليتم شرحها بشكل دقيق وهي:

الخطوة الأولى من خطوات التخطيط: تحديد الأهداف

• هذه الخطوة تعتبر الأكثر أهمية ودقة في خطوات عملية التخطيط.
• إذ يترتب عليها تحديد ما يجب أن يتم إنجازه أثناء فترة التخطيط.
• فهي تقوم بتوفير البيانات حول الرؤية المستقبلية والهدف منها، توجيهات طويلة الأمد وتكون على نطاق واسع.
• حيث يتم ذلك حول توجه المنظم حتى يمكنه الوصول للهدف.
• هذه العملية من الضروري أن تتضمن العديد من الأهداف حتى تقوم بتوضيح دعمها للرؤية والمضمون التي قامت المنظمة بوضعها.
• الأهداف يتم تحديدها من خلال عبارات قابلة للقياس.
• كما يكون المثال على هذه النظرية، هي زيادة المبيعات بنسبة 15% خلال الربع الأول من السنة، ولا يكون زيادة المبيعات قدر الإمكان.

تطوير المباني

• حتى يتم التخطيط نحو مستقبل أفضل يحتاج ذلك إلى وضع الافتراضات.
• لكن يجب أن ندرك أن الظروف يمكن أن تتغير خلال تنفيذ التخطيط.
• حيث يتسبب ذلك في إجبار الطاقم الإداري الخاص بالمؤسسة إلى عمل التعديلات والمشاورات حول التغيرات الجديدة التي يمكن أن تحدث.
• كما أن هذه التغيرات يمكنها أن تشمل كافة الظروف الخارجية مثل اللوائح والقوانين أيضاً إجراءات المنافسين.
• منها أيضاً الظروف الداخلية وتتمثل في الميزانية ونتائج التدريبات، الخاصة بالموظفين والعمل على تجديد المباني للمؤسسة.
• كل ذلك يتم إطلاق عليه اسم مباني الخطة.
• إذاً في بداية عملية التخطيط يجب تحديد هذه المباني بشكل واضح، هذا بجانب مراقبة الظروف خلال التنفيذ بواسطة الإدارة.
• علماً بأن في حالة عدم إثبات دقة المباني، يكون من الأنسب أن يتم تغيير الخطة.

تقييم البدائل

• هذا يوضح وجود أكثر من طريقة يمكن من خلالها تحقيق الهدف، هذا وعلى سبيل المثال.
• في حالة رغبة الشركة زيادة المبيعات خاصتها بنسبة 12% مثلاً، يتسنى للشركة أن تقوم بتعيين مندوبين للمبيعات، أو قيام الشركة بإنشاء خطوط تسويقية جديدة.
• أو تقوم أيضاً الشركة بخفض الأسعار أكثر أو تقوم بعمل توسعات في مناطق جديدة.
• تقوم المنشأة بالاستيلاء على منافس قوي في السوق، بناء على هذا المثال نجد اتجاه الإدارة لتحديد البدائل الممكنة.
• كما تقوم الإدارة بتقييم مدى تقييم صعوبة تنفيذ أي من هذه الحلول، لكن في المقابل يجب أن ننتظر إلى احتمالية نجاح كل من هذه الحلول.
• كما يجب على الإدارة أن تسعى من أجل الحصول على مداخيل في مصادر مختلفة من أجل تحديد البدائل.
• يجب أن نوقن أيضاً أن وجهات النظر المتنوعة يمكنها أن تقدم الحلول بطرق مختلفة.

تحديد الموارد

• من الواجب على الإدارة أن تقوم بتحديد الموارد اللازمة من أجل تنفيذ الخطة.
• حيث يتم ذلك من خلال فحص الموارد التي تكون وملك المنظمة حالياً.
• كما تقوم أيضاً بمعرفة الموارد الجديدة المطلوبة والوقت الذي سنحتاج فيه إلى هذه الموارد والمكان الذي ستحصل عليها.
• كما أن الموارد أيضاً تشمل على الموارد للأشخاص أصحاب المهارات، مع أصحاب الخبرات الخاصة.
• من الضروري أيضاً القيام بهذه الخطوات في نفس الوقت مع الخطوة السابقة.
• لنا أن ندرك أن كل بديل لدية يتطلب موارد جديدة ومتنوعة.
• يجب أن ندرك أن حالة تحديد التكلفة وتوافر الموارد هو جزء من عملية التقييم.

تخطيط وتنفيذ المهام

• تقوم الإدارة في هذه الخطوة وتنشأ خارطة طريق حيث تأخذ المنظمة من الوضع الحالي الذي هي عليه إلى هدفها.
• كما أن المهام قد تختلف من خلال منظمة إلى منظمة أخرى، وتكون حسب مستواها.
• هذا بجانب إضافة تسلسل من أجل إكمال المهام، هذا بجانب ترابط المهام المحددة.
• في العادة يتم استخدام التقنيات المختلفة خلال عملية التنفيذ.
• منها مخططات جانت، ومخططات المسار الحرج، هذا من أجل المساعدة لكي يتم إنشاء وتتبع الجداول والمخططات الأولويات.

الخطوة الأخيرة من خطوات التخطيط، هي : تحديد طرق التتبع والتقييم

• من ضمن الأعمال الخاصة بالإدارة أن تقوم بمتابعة تقدم الخطة.
• حيث إن الخطة تتضمن تحديد المهام التي تعتبر أكثر أهمية.
• كما تقوم أيضاً بتحديد المهام التي يمكنها أن تواجه المشاكل.
• تعمل أيضاً على التمييز بين أيهما يمكن أن يتسبب في حدوث اختناقات، قد ينتج عنها تأخر في الخطة الإجمالية.
• بإمكان الإدارة بعد ذلك أن تقوم بتحديد الأداء، وجدولته لمتابعة التقدم.
• خلال تنفيذ الخطة من الضروري أن تتضمن المراقبة والتعديل، المنتظمين.
• هذا كله من أجل ضمان استمرار الأمور على المسار الصحيح.

أنواع التخطيط

التخطيط يتضمن في محتواه أربع أنواع رئيسة تتمثل فيما يلي:

التخطيط الاستراتيجي

• يعد من ضمن المصطلحات المرادفة لمصطلح الإدارة الاستراتيجية.
• كما أنه يعتبر علم وفن اهتمامه هو تشكيل استراتيجيات من أجل العمل على تحقيق هدف واحد.
• ثم العمل على تنفيذها مع تقييم النتائج المبنية عليها، مع القيام بمراجعتها ومقارنتها بالهدف متطلبات المؤسسة على المدى البعيد.
• يقوم أيضاً بدمج كافة القطاعات المنظمة وأقسامها، مع القيام بمحاسبة وتمويل وتسويق الموارد البشرية.
• الهدف منها تحقيق أهداف المنظمة الاستراتيجية.

الخطط التكتيكية

• تقوم بفصل الخطط الاستراتيجية والعمل على تحويلها إلى خطط محددة.
• العمل على ترابطها مع عمليات معينة للمنظمة، كما أنها تعني الاهتمام بمسؤوليتها ووظائف الإدارة المختصة.

الخطط التشغيلية

• هي الخطط التي يتم وضعها من قبل مدراء أدنى المستويات في المنظمة.
• كما أنها تهتم بكافة العمليات والإجراءات التي تتم داخل أدنى مستويات المنظمة.
• حيث يقوم المدراء بها بالتخطيط من أجل التفاصيل الخاصة بالواجبات اليومية بكل جدارة ونشاط.
• هذه الخطط قد تكون خطط مستمرة أو خططاً شخصية وتكون على مستوى فردي يتم استخدامها مرة واحدة.
• نستنتج أنها لم يتم الاعتماد عليها مرة ثانية، كما أن صلاحيتها سوف تنتهي.

خطط الطوارئ

• تتضمن الكوارث الطبيعية والمشكلات والأزمات الكبيرة، أيضاً يحتوي على المشاكل المنتشرة الشائعة منها، فقدان العملاء وفقدان البيانات والموظفين وخسارة علاقات العمل.
• لهذا يتم التخطيط لها باعتبارها جزء لا يمكن فصله عن العمل الروتيني.
• خطط الطوارئ يتم التخطيط لها عبر الاستجابة للمخاطر التي يمكن أن تقع
• الأفضل لها أن يتم العمل على حلها نيابة عن الاستجابة لها، هذا من خلال الاستثمار للاستفادة والحصول على معدات جديدة.
• يتم تقاسم هذه المخاطر عن طريق القيام بشراء بوليصة تأمين من شركة التأمين المتخصصة في إدارة المخاطر.
• كما يمكن عدم التخطيط لها نهائياً للمخاطر التي لها أولوية أقل والعمل على إدارتها في حالة حدوثها فقط.

خطوات التخطيط الاستراتيجي

كما اتضح لنا فيما سبق، فإن التخطيط هو توضيح الأهداف وطبيعة العمل التي لا بد من الدخول به من أجل تحقيق هذه الأهداف بشكل محدد وبكفاءة عالية، ومن أنواع التخطيط نجد التخطيط الاستراتيجي، وتتمثل خطوات هذا النوع من التخطيط فيما يلي:

1. في البداية لا بد من تقييم الوضع الحالي، والبدء في دراسة الخطط والأنماط المستقبلية، ومقارنتها مع الحالية، بالإضافة إلى أنه لا بد من القيام بالمراجعة الفنية، والتحليل البيئي، بجانب توفير القيمة المحددة من أجل العمل في نموذج واضح.
2. تاليًا لا بد من القيام بتطوير وتحسين الاستراتيجية والبدء في مراقبة الأداء، وقياسه.
3. ثم بعد ذلك يتم وضع الخطط التشغيلية، وهذا عن طريق تحديد الأهداف والمستوى الخاص بها، بالإضافة إلى معادلتها مع كل من الخطة الخاصة بالتشغيل، ورأس المال المتاح، وصولًا إلى صناعة وتنفيذ المبادرات وإتمام الأمر في النظام الإلكتروني.
4. في النهاية يتم الوصول إلى الخطط الخاصة بالتغيير والاتصال وتحسين الهيكلة، بالإضافة إلى إنشاء مكتب الاستراتيجية، والبدء في الأمر.

أهمية التخطيط

بعد الإلمام بإجابة سؤال ما هي خطوات التخطيط؛ لا بد من الإشارة إلى الأهمية التي يعود بها الأمر، وتتمثل هذه الأهمية فيما يلي:

• في البداية وقبل كل شيء يساعد الأمر في الإلمام بالهدف المنشود بشكل واضح وصريح.
• الأمر الذي يساعد بدوره في صياغته وتقسيمه لمجموعة من النقاط الهامة والخطوات المحددة من أجل الوصول إليه وتحقيقه بسهولة، وإنجازه بشكل يسير على فترات محددة.
• كما ويساعد الأمر في التعرف على النفس بشكل أكثر وضوحًا وصراحة، فهو يظهر نقاط الضعف والقوة لدى الشخص؛ سواء كان هذا التخطيط شخصي، أو خاص بالعمل.
• بالإضافة إلى أنه الوسيلة المثالية التي من خلالها يتم الإلمام بالاحتياجات اللازمة من أموال، وأوقات، وحتى الجهد اللازم من أجل تحقيق الهدف.
• من خلال التخطيط يتم تحديد الأولوية، وملء وقت الفراغ بما يفيد.
• كما يساعد الأمر في اتخاذ القرار الأكثر صحة، ويبعد الفرد عن العشوائية.

أسئلة شائعة